eKYC en acción: ¿Cómo optimizar la vinculación de clientes en tu organización?
En cualquier empresa, la fase de vinculación de clientes es uno de los momentos más críticos del ciclo comercial. Es el primer contacto formal entre el cliente y la organización, y suele definir el tono de la relación a largo plazo. Si este proceso es lento, confuso o inseguro, el cliente puede perder interés o confianza. Por eso, contar con una solución como eKYC (electronic Know Your Customer) puede marcar la diferencia.
El eKYC permite digitalizar y automatizar la verificación de identidad, lo que reduce los tiempos de incorporación, mejora la experiencia del cliente y garantiza el cumplimiento de normativas. Implementarlo correctamente no solo optimiza el onboarding, sino que también mejora la eficiencia operativa y protege a la empresa de riesgos innecesarios.
Un cambio en la forma en la que vinculan clientes
Tradicionalmente, la incorporación de un nuevo cliente requería formularios extensos, documentos físicos, verificaciones manuales y tiempos de espera prolongados. Esto no solo generaba fricción, sino que también exponía a las empresas a errores, suplantaciones y procesos ineficientes.
Con eKYC, este paradigma cambia completamente. Gracias al uso de tecnología de reconocimiento biométrico, validación de documentos y análisis de señales de riesgo, hoy es posible verificar identidades de forma remota, en minutos y con altos estándares de seguridad.
Beneficios clave del eKYC en la etapa de onboarding
- Rapidez y eficiencia: Los procesos que antes requerían varios días, hoy se resuelven en cuestión de minutos.
- Experiencia del cliente mejorada: Un flujo ágil y sin fricciones aumenta las probabilidades de retención.
- Reducción del fraude: La detección de patrones sospechosos disminuye el riesgo de suplantación o falsificación.
- Cumplimiento normativo: Se garantiza la recolección adecuada de datos según las regulaciones vigentes.
- Escalabilidad: La automatización permite atender un mayor volumen de solicitudes sin ampliar la estructura operativa.
Mejores prácticas para una implementación efectiva
Para que eKYC sea verdaderamente efectivo en la vinculación de clientes, es necesario diseñar flujos centrados en el usuario. Algunas recomendaciones incluyen:
- Realizar pruebas en entornos reales: Utilizar documentos válidos y escenarios diversos para validar la robustez del sistema.
- Optimizar para móvil: Muchos usuarios iniciarán el proceso desde sus teléfonos. El diseño debe ser responsivo.
- Simplificar pasos innecesarios: Un proceso de verificación extenso puede hacer que el usuario abandone. Diseña flujos ágiles, elimina fricciones y evita pedir información que no sea esencial. Mientras más directo sea el camino, mayor será la conversión.
- Adaptar el lenguaje: Instrucciones claras, sin tecnicismos, y en el idioma del usuario.
Estas prácticas garantizan que el cliente complete el proceso sin frustraciones y que los datos recolectados sean confiables.
Casos de éxito en diferentes industrias
Empresas de sectores como financiero, salud, telecomunicaciones y retail ya están utilizando eKYC para mejorar sus procesos de incorporación. Algunos beneficios observados han sido:
- Sector financiero: Reducción del tiempo de vinculación en un 80 % y aumento de la aprobación de solicitudes válidas.
- Telecomunicaciones: Mayor precisión en la verificación de identidad y disminución de líneas fantasma.
- Salud: Validación rápida de asegurados, mejorando el acceso a servicios en línea.
- Retail: Agilización del registro de clientes, reducción de fraudes en programas de fidelización y mayor confianza en las transacciones digitales.
Estos resultados demuestran que el impacto del eKYC va más allá de la eficiencia: transforma la forma en que las organizaciones se relacionan con sus clientes desde el primer contacto.
Integración con otros sistemas empresariales
Para aprovechar al máximo el eKYC, su implementación debe estar alineada con los sistemas centrales de la organización, como CRMs, plataformas de onboarding, ERPs o soluciones de atención al cliente.
Una integración fluida mejora procesos y gestión de datos validados
- Automatizar el traspaso de datos validados.
- Reducir redundancias y errores manuales.
- Activar flujos posteriores de forma automática (envío de contratos, asignación de asesores, etc.).
- Monitorear en tiempo real el rendimiento del proceso.
Medición de resultados y mejora continua
Como todo proceso digital, el eKYC debe ser monitoreado y optimizado constantemente. Algunas métricas clave a tener en cuenta son:
- Tasa de finalización del proceso.
- Tiempo promedio de verificación.
- Porcentaje de documentos rechazados.
- Nivel de intervención manual requerida.
- Incidentes o alertas detectadas.
Con esta información, los equipos pueden ajustar el flujo, capacitar mejor a los usuarios o incluso redefinir criterios de validación según el comportamiento observado.
En el entorno empresarial actual, mantenerse al día con las normativas es crucial para operar de manera eficiente y legal. Recientemente, se han implementado cambios significativos en el proceso de consulta del NIT (Número de Identificación Tributaria) que todas las empresas deben conocer. Aquí te contamos lo más relevante: ¿Qué ha cambiado? Los nuevos procedimientos para consultar el NIT ahora requieren un mayor nivel de verificación y autenticación. Anteriormente la verificación se realizaba directamente en las oficinas de la DIAN, lo que implicaban largas filas y presentación de documentos, ahora el proceso se introdujo a medios digitales como es el caso de la App de la DIAN, sistemas de facturación y RUT electrónicos que agiliza el proceso de verificación a las empresas. ¿Por qué son importantes estos cambios? Mayor seguridad: La implementación de medidas de autenticación asegura que solo las partes autorizadas puedan acceder a la información del NIT, reduciendo el riesgo de fraudes. Acceso simplificado: A pesar de las nuevas medidas, la digitalización del proceso permite consultas más rápidas y eficientes, mejorando la experiencia del usuario. Cumplimiento normativo: Mantenerse al tanto de estos cambios te ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales, evitando sanciones o problemas legales en el futuro. Imagina que tu empresa necesita verificar el NIT de un nuevo proveedor antes de formalizar una compra. Con los recientes cambios, accedes a la App de la DIAN y, tras un proceso de autenticación, obtienes la información necesaria. Este nuevo sistema te permite confirmar la validez del NIT rápidamente, garantizando que estás trabajando con un proveedor legítimo y cumpliendo con la normativa. Consulta aquí el NIT de cualquier empresa Conclusión Los cambios en la consulta del NIT son una oportunidad para mejorar la seguridad y eficiencia en la verificación de entidades. Asegúrate de familiarizarte con las nuevas plataformas y procedimientos para seguir operando sin contratiempos. Mantente informado y preparado; tu negocio merece estar siempre un paso adelante. También podría interesarte: Directorio Empresarial de DataCrédito
En el mundo empresarial, cada decisión cuenta. Una de las más críticas es asegurarse de que estás tratando con la entidad correcta antes de realizar cualquier transacción. Verificar el NIT (Número de Identificación Tributaria) de una empresa es un paso esencial en este proceso. Aquí te explicamos por qué es tan importante. ¿Qué es el NIT? El NIT es un código único asignado a las personas jurídicas por la autoridad fiscal en cada país. Sirve para identificar a la empresa en sus obligaciones tributarias y es fundamental para cualquier transacción formal. ¿Por qué verificar el NIT? Autenticidad de la empresa: Confirmar el NIT te permite asegurarte de que estás tratando con una entidad registrada y legalmente reconocida. Prevención de fraudes: Al verificar el NIT, reduces el riesgo de caer en estafas, ya que puedes comprobar la existencia y la buena reputación de la empresa. Cumplimiento legal: Realizar transacciones con empresas que tienen un NIT válido asegura que estás cumpliendo con las regulaciones fiscales y evita problemas legales en el futuro. Confianza en las relaciones comerciales: La verificación del NIT establece una base de confianza entre las partes, lo que es crucial para el desarrollo de relaciones comerciales duraderas. Supongamos que tu empresa está interesada en contratar un proveedor de materias primas. Antes de formalizar el contrato, decides verificar el NIT del proveedor. Al hacerlo, descubres que el número no coincide con la información de la autoridad fiscal, lo que te alerta sobre la posible falta de legitimidad del proveedor. Gracias a esta verificación, evitas un potencial fraude y proteges los intereses de tu empresa. Verifica aquí el NIT de cualquier empresa Conclusión Verificar el NIT antes de realizar una transacción no es solo una buena práctica; es una necesidad en el entorno empresarial actual. Te ayuda a garantizar la autenticidad de las entidades con las que trabajas, previene fraudes y asegura el cumplimiento legal. Así que, antes de dar el siguiente paso en tu negocio, asegúrate de que el NIT esté en orden. ¿Ya conoces nuestro Directorio Empresarial? Haz clic aquí
Las Centrales de Infiormación son entidades que almacenan, procesan y suministran información sobre cómo las personas naturales y jurídicas han cumplido con sus obligaciones en entidades como; financieras, cooperativas, almacenes y empresas del sector real. Es dónde se encuentra todo el historial general positivo o negativo de los usuarios que han adquirido algún tipo de obligación con las entidades y/o empresas mencionadas anteriormente, las cuales previa autorización escrita y voluntaria ponen a su servicio esta data. La función principal de las centrales de Información como DataCrédito Experian, consiste en realizar el reporte del manejo de las deudas, no solamente de los bancos sino de diferentes instituciones. En este sentido, las centrales de Información buscan generar confianza con el fin de evaluar los Información en el otorgamiento de un préstamo y mejorar las oportunidades de acceso al crédito tanto a personas como empresas. ¿Para qué sirven las centrales de Información ? Las centrales de Información como DataCrédito tienen como propósito principal, recopilar toda la información relacionada sobre el comportamiento financiero de aquellas personas y empresas que han adquirido cualquier tipo de financiamiento. – No te alarmes si apareces en una central de Información -, es importante tener un buen hábito de pago porque esto se refleja en tu historial crediticio como un reporte positivo. Es bueno aparecer en las centrales de Información con este tipo de reporte (positivo), si en algún momento adquiriste una deuda con cualquier entidad, eso significa que tu información o historial crediticio ya se encuentra registrado. En caso que haya un error y te encuentres reportado por incumplimiento, debes comunicarte de manera inmediata a la entidad financiera o comercial o con la que hayas adquirido dicha obligación y manifestarlo. En caso que exista un error, es la entidad quien debe retirar la información negativa y borrar dicho reporte. Tips para tener un mejor control en las finanzas Las creencias que todos tienen con respecto al dinero pueden ser un reflejo del tipo de deudas que se van a adquirir con el paso del tiempo. Los expertos financieros recomiendan que al pedir un crédito, este tenga una finalidad de inversión y de no gasto. Para estar pendiente de esto, te recomendamos: Una vez al mes, hacer un balance de las deudas que se han adquirido y analizar cuánto se debe, a quién se le debe y la tasa de interés que paga. La capacidad de endeudamiento para una persona natural no debe superar el 30% de sus ingresos mensuales. Si te encuentras sobreendeudado quiere decir que no deberías pedir prestado más. Una deuda beneficiosa es aquella que puede generar un tipo de rentabilidad o ayuda financiera y que puedes sacarle provecho alguno. Podría interesarte: ¿Por qué consultar tu historia de crédito? Recomendaciones DataCrédito Experian Estar reportado en las centrales de Información es bueno, siempre y cuando seas un buen pagador, el buen comportamiento se premia y los reportes positivos siempre permanecerán. Sin embargo, ten en cuenta que desde el momento que te encuentres reportado por incumplimiento y de acuerdo a ley de Habeas Data (Ley 1266 de 2008). Los reportes negativos tienen una permanencia según el tiempo que presente la morosidad; si la mora es inferior a dos años, la permanencia del reporte será por el doble de la mora a partir del día del pago de la obligación. En caso que la mora sea igual o superior a dos años la permanencia será de cuatro años contados a partir del pago. Consulta el nivel de probabilidad de pago de tus potenciales clientes o proveedores antes de otorgar un crédito, financiar un producto o generar una relación comercial: Te podría interesar: Estrategias para mejorar tu Puntaje de Crédito
Conclusión
eKYC no es solo una herramienta para verificar identidades. Es una solución integral que optimiza el onboarding, fortalece la seguridad, mejora la experiencia del cliente y garantiza el cumplimiento.
Implementarlo correctamente permite a las organizaciones ser más ágiles, escalables y confiables desde el primer contacto con sus clientes. En un mercado cada vez más digital, el valor de una vinculación rápida y segura es incuestionable. Y eKYC es el camino para lograrlo.
