eKYC en acción: ¿Cómo optimizar la vinculación de clientes en tu organización?
En cualquier empresa, la fase de vinculación de clientes es uno de los momentos más críticos del ciclo comercial. Es el primer contacto formal entre el cliente y la organización, y suele definir el tono de la relación a largo plazo. Si este proceso es lento, confuso o inseguro, el cliente puede perder interés o confianza. Por eso, contar con una solución como eKYC (electronic Know Your Customer) puede marcar la diferencia.
El eKYC permite digitalizar y automatizar la verificación de identidad, lo que reduce los tiempos de incorporación, mejora la experiencia del cliente y garantiza el cumplimiento de normativas. Implementarlo correctamente no solo optimiza el onboarding, sino que también mejora la eficiencia operativa y protege a la empresa de riesgos innecesarios.
Un cambio en la forma en la que vinculan clientes
Tradicionalmente, la incorporación de un nuevo cliente requería formularios extensos, documentos físicos, verificaciones manuales y tiempos de espera prolongados. Esto no solo generaba fricción, sino que también exponía a las empresas a errores, suplantaciones y procesos ineficientes.
Con eKYC, este paradigma cambia completamente. Gracias al uso de tecnología de reconocimiento biométrico, validación de documentos y análisis de señales de riesgo, hoy es posible verificar identidades de forma remota, en minutos y con altos estándares de seguridad.
Beneficios clave del eKYC en la etapa de onboarding
- Rapidez y eficiencia: Los procesos que antes requerían varios días, hoy se resuelven en cuestión de minutos.
- Experiencia del cliente mejorada: Un flujo ágil y sin fricciones aumenta las probabilidades de retención.
- Reducción del fraude: La detección de patrones sospechosos disminuye el riesgo de suplantación o falsificación.
- Cumplimiento normativo: Se garantiza la recolección adecuada de datos según las regulaciones vigentes.
- Escalabilidad: La automatización permite atender un mayor volumen de solicitudes sin ampliar la estructura operativa.
Mejores prácticas para una implementación efectiva
Para que eKYC sea verdaderamente efectivo en la vinculación de clientes, es necesario diseñar flujos centrados en el usuario. Algunas recomendaciones incluyen:
- Realizar pruebas en entornos reales: Utilizar documentos válidos y escenarios diversos para validar la robustez del sistema.
- Optimizar para móvil: Muchos usuarios iniciarán el proceso desde sus teléfonos. El diseño debe ser responsivo.
- Simplificar pasos innecesarios: Un proceso de verificación extenso puede hacer que el usuario abandone. Diseña flujos ágiles, elimina fricciones y evita pedir información que no sea esencial. Mientras más directo sea el camino, mayor será la conversión.
- Adaptar el lenguaje: Instrucciones claras, sin tecnicismos, y en el idioma del usuario.
Estas prácticas garantizan que el cliente complete el proceso sin frustraciones y que los datos recolectados sean confiables.
Casos de éxito en diferentes industrias
Empresas de sectores como financiero, salud, telecomunicaciones y retail ya están utilizando eKYC para mejorar sus procesos de incorporación. Algunos beneficios observados han sido:
- Sector financiero: Reducción del tiempo de vinculación en un 80 % y aumento de la aprobación de solicitudes válidas.
- Telecomunicaciones: Mayor precisión en la verificación de identidad y disminución de líneas fantasma.
- Salud: Validación rápida de asegurados, mejorando el acceso a servicios en línea.
- Retail: Agilización del registro de clientes, reducción de fraudes en programas de fidelización y mayor confianza en las transacciones digitales.
Estos resultados demuestran que el impacto del eKYC va más allá de la eficiencia: transforma la forma en que las organizaciones se relacionan con sus clientes desde el primer contacto.
Integración con otros sistemas empresariales
Para aprovechar al máximo el eKYC, su implementación debe estar alineada con los sistemas centrales de la organización, como CRMs, plataformas de onboarding, ERPs o soluciones de atención al cliente.
Una integración fluida mejora procesos y gestión de datos validados
- Automatizar el traspaso de datos validados.
- Reducir redundancias y errores manuales.
- Activar flujos posteriores de forma automática (envío de contratos, asignación de asesores, etc.).
- Monitorear en tiempo real el rendimiento del proceso.
Medición de resultados y mejora continua
Como todo proceso digital, el eKYC debe ser monitoreado y optimizado constantemente. Algunas métricas clave a tener en cuenta son:
- Tasa de finalización del proceso.
- Tiempo promedio de verificación.
- Porcentaje de documentos rechazados.
- Nivel de intervención manual requerida.
- Incidentes o alertas detectadas.
Con esta información, los equipos pueden ajustar el flujo, capacitar mejor a los usuarios o incluso redefinir criterios de validación según el comportamiento observado.
Protege tu empresa del fraude digital El desconocimiento no exime a nadie de sus obligaciones financieras y esto es muy importante saberlo al momento de constituirse como persona natural o persona jurídica ante la cámara de comercio. Toda actividad económica que vaya a realizar, indudablemente, exige identificación. Existen empresas conformadas legalmente por varias personas naturales, y de la misma manera, encontramos entidades integradas por personas jurídicas. Inclusive, también puede conformarse una sociedad entre una persona natural y una persona jurídica. “Todo dependerá del interés de las partes para constituir la nueva empresa”. La representación legal que identifica a una persona natural es con su cédula más un dígito de verificación. A las sociedades, se les asigna un número totalmente diferente de las personas naturales con negocio, más un dígito de verificación. Las obligaciones que asumen las personas naturales y jurídicas son diferentes. En el caso de las sociedades; al momento de crear alianzas con terceros, debe existir total transparencia en las funciones y actividades que se van a cumplir en la alianza estratégica, bajo ciertos parámetros de la actividad que se vaya a desarrollar, esto, en el caso de las empresas conformadas. Diferencias entre Persona Natural y Persona Jurídica Conociendo las responsabilidades y obligaciones de las personas naturales y jurídicas, la principal diferencia a destacar es: en el caso de la persona natural o único dueño de la empresa, es quien debe responder y asumir a título personal, todas las obligaciones financieras de su empresa. En cambio, para la persona jurídica, las decisiones se deben tomar en conjunto, y sobre todo, en las obligaciones que adquiere la compañía. ¿Qué es una Persona Natural? La persona natural se puede entender como aquel ser humano que desea desempeñar y ejercer obligaciones a título personal. Tomando en cuenta la manera como constituye su empresa. Así, asume todas y cada una de las obligaciones que a futuro se le vayan a presentar. Es una gran responsabilidad, porque directamente, la persona es quien debe garantizar el cumplimiento de sus obligaciones financieras, que con el paso del tiempo vaya adquiriendo. El patrimonio de la persona natural está conformado por dos elementos esenciales como son los activos y los pasivos. Documentos necesarios para registrarse como persona natural ante la Cámara de Comercio de Bogotá CCB: Original del documento de identidad. Formulario del Registro Único Tributario (RUT). Formularios disponibles en las sedes de la CCB. Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES). Carátula única empresarial y anexos, según corresponda (Persona Natural). Información general para la creación de una empresa: Cámara de Comercio de Bogotá Cuando las personas naturales tienen o están en la obligación de declarar renta, deben declarar todos los activos que estén a su nombre como: casas, apartamentos, locales, terrenos, fincas, vehículos, etc. Son todos aquellos bienes y propiedades de los que la persona posee el dominio jurídico. Los activos se declararán según sea su valor patrimonial. En caso que la persona natural se encuentre en estado de quiebra y existan deudas con cualquier empresa del sector económico, ya sea con bancos, proveedores, aseguradoras o entidades financieras. La persona deberá hacerse responsable a título personal, en caso de no pagar ninguna deuda en los tiempos establecidos. Sus bienes y propiedades personales, de acuerdo a la ley, serán garantía para el cumplimiento de sus obligaciones. ¿Qué es una Persona Jurídica? Es una sociedad conformada por una o más personas, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, la cual puede ser representada de manera judicial o extrajudicialmente. Esto quiere decir, que la persona jurídica puede ser representada por una o más personas jurídicas y/o naturales. La personería jurídica, sirve para darle reconocimiento a esa persona “ficticia”, la cual se le denomina con un nombre que la identifica como empresa legalmente constituida. De esta manera, dicha sociedad puede asumir obligaciones y contraer responsabilidades necesarias para poder desarrollar o llevar a cabo una actividad económica. Clasificación de empresas jurídicas Sociedad por Acciones Simplificada Sociedad Limitada Empresa Unipersonal Sociedad Anónima Sociedad Colectiva Sociedad Comandita Simple Sociedad Comandita por Acciones Empresa Asociativa de trabajo Documentos necesarios para registrarse como persona jurídica ante la Cámara de Comercio de Bogotá CCB: Original del documento de identidad. Formulario del Registro Único Tributario (RUT). Formularios disponibles en las sedes de la CCB. Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES). Información general para la creación de una empresa: Cámara de Comercio de Bogotá En caso fortuito, que la empresa o sociedad, quede en estado de quiebra y se encuentre en la obligación de cumplir con deudas que haya adquirido. Está obligada a pagar todas las deudas solamente con los bienes que tenga la empresa a su nombre. Esto no obliga, al dueño o socios, tener que pagar con sus bienes o propiedades como en el caso de la persona natural, que sí lo debe hacer. La clave del éxito es la anticipación y el análisis de la información ante cualquier decisión empresarial, es por esto que para poder tomar decisiones acertadas, lo primero que debes hacer es conocer muy bien las ventajas y desventajas de constituir una empresa como persona natural con negocio o persona jurídica, entendiendo las implicaciones que esto conlleva. 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Conclusión
eKYC no es solo una herramienta para verificar identidades. Es una solución integral que optimiza el onboarding, fortalece la seguridad, mejora la experiencia del cliente y garantiza el cumplimiento.
Implementarlo correctamente permite a las organizaciones ser más ágiles, escalables y confiables desde el primer contacto con sus clientes. En un mercado cada vez más digital, el valor de una vinculación rápida y segura es incuestionable. Y eKYC es el camino para lograrlo.
