¿Por qué tu empresa debe adoptar eKYC?

En el mundo empresarial, tomar decisiones a ciegas sobre clientes, proveedores, aliados o inversionistas puede salir caro: fraudes, incumplimientos, sanciones, reputación afectada y pérdidas operativas. Por eso existe el CDD (Customer Due Diligence), o debida diligencia del cliente/contraparte: un conjunto de procedimientos para conocer, verificar y evaluar el riesgo de una persona o empresa antes (y durante) una relación comercial. El CDD no es solo pedir documentos. Es un enfoque basado en riesgo que combina identificación, verificación, entendimiento del propósito de la relación y monitoreo para detectar alertas tempranas. Este artículo te explica qué es el CDD, cómo funciona, sus tipos, diferencias con KYC y cómo aterrizarlo en empresas en Colombia. ¿Qué es el CDD? El CDD (Customer Due Diligence) es el proceso mediante el cual una empresa recopila y valida información de una contraparte (cliente, proveedor, aliado, tercero, etc.) para: Confirmar que existe y es quien dice ser. Entender quién es el beneficiario final (cuando aplica). Evaluar su nivel de riesgo (legal, reputacional, operativo, de fraude, LA/FT/FPADM, crediticio). Definir controles proporcionales al riesgo (medidas normales, simplificadas o reforzadas). Mantener monitoreo y actualización cuando cambian las condiciones. A nivel internacional, el concepto de Customer Due Diligence está alineado con estándares de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (enfoque basado en riesgo, identificación/verificación y medidas reforzadas cuando el riesgo es mayor). ¿Para qué sirve el CDD? El CDD sirve para que tu empresa reduzca incertidumbre y tome mejores decisiones al vincular o mantener relaciones con terceros. En la práctica, ayuda a: Prevenir fraudes: suplantación, empresas de papel, documentos alterados, pagos sospechosos. Evitar riesgos legales y sancionatorios: contratar con contrapartes que estén en listas restrictivas o tengan alertas relevantes. Proteger la reputación: disminuir el riesgo de relacionarte con actores cuestionables. Mejorar control financiero: entender capacidad de pago, comportamiento, inconsistencias. Asegurar cumplimiento (compliance): políticas internas, auditorías, exigencias de clientes grandes, licitaciones. Además, un CDD bien diseñado fortalece procesos comerciales: acelera aprobaciones, reduce devoluciones de documentación y evita “retrabajos” cuando ya el negocio está avanzado. Función del CDD en la gestión del riesgo El CDD es un “filtro inteligente” dentro del sistema de gestión del riesgo, porque convierte señales dispersas en una evaluación accionable. Su función principal es identificar, medir y controlar riesgos antes de que se materialicen. En empresas, el CDD suele conectarse con estos frentes: Riesgo LA/FT/FPADM: evaluar exposición a lavado de activos, financiación del terrorismo y delitos conexos. Riesgo crediticio: validar si la contraparte tiene señales de incumplimiento o fragilidad financiera. Riesgo de fraude: detectar inconsistencias en identidad, actividad, ubicación, documentación y transacciones. Riesgo operativo: validar capacidad real de prestar el servicio o entregar el producto. Riesgo reputacional: revisar noticias adversas y alertas públicas relevantes. Si quieres profundizar en la lógica del riesgo de pago y cómo mitigarlo para crecer, te puede servir este contenido: cómo gestionar el riesgo crediticio: soluciones para crecer. ¿Cómo funciona el CDD? Un CDD efectivo suele tener 5 momentos (adaptables según el tamaño de la empresa y el nivel de riesgo): 1) Identificación de la contraparte Definir quién es: persona natural o jurídica, país, actividad económica, tipo de relación (cliente/proveedor/aliado), canal de vinculación, monto estimado de transacciones. 2) Verificación de identidad y existencia Confirmar que la información es real y consistente: documentos, registros oficiales, datos de contacto, pruebas de actividad, dirección, representación legal, etc. Cuando aplique, también se verifica el beneficiario final (quién controla o se beneficia realmente de la empresa). 3) Perfilamiento y clasificación de riesgo Asignar un nivel (bajo/medio/alto) con criterios como: País/ciudad y jurisdicción. Industria y exposición a efectivo. Montos, frecuencia y complejidad de operaciones. Canales (presencial vs digital). Antecedentes, alertas o hallazgos (listas, noticias, inconsistencias). 4) Controles proporcionales (según riesgo) Riesgo bajo: validación básica, actualización menos frecuente. Riesgo medio: validación estándar y monitoreo periódico. Riesgo alto: medidas reforzadas, mayor documentación, aprobación gerencial, monitoreo intensivo. 5) Monitoreo continuo y actualización El CDD no termina con “aprobado”. Cambios en comportamiento transaccional, beneficiarios finales, actividad económica, dirección o alertas públicas deben disparar revisiones. Este enfoque de “medidas proporcionales al riesgo” (simplificadas o reforzadas) es consistente con la práctica internacional de CDD basada en riesgo. Tipos de CDD En la práctica, los tipos de CDD se entienden por nivel de profundidad: CDD simplificado (SDD) Se aplica cuando el riesgo es bajo y está justificado (por ejemplo, productos/servicios de bajo monto, relaciones muy acotadas, contrapartes con alta trazabilidad). Implica menos requisitos, pero nunca “cero controles”. CDD estándar (normal) Es el punto medio: verificación completa de identidad/existencia, entendimiento del propósito de la relación, evaluación de riesgo y monitoreo periódico. CDD reforzado o intensificado (EDD) Se aplica cuando el riesgo es alto (por ejemplo, PEP, operaciones inusuales, jurisdicciones sensibles, estructuras societarias complejas, señales de alerta). Requiere más evidencia, mayor nivel de aprobación y monitoreo más frecuente. CDD en Colombia En Colombia, la debida diligencia es un componente clave dentro de los sistemas de administración del riesgo asociados a LA/FT. En términos generales: SARLAFT se asocia especialmente con entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (enfoque de administración del riesgo de LA/FT). SAGRILAFT aplica para un conjunto de empresas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, con exigencias de prevención y gestión del riesgo de LA/FT/FPADM. En ambos marcos, el concepto central es similar: conocimiento de contrapartes y adopción de medidas razonables para prevenir la materialización del riesgo, incluyendo debida diligencia y, cuando aplique, debida diligencia intensificada. Si estás construyendo o actualizando tu marco de cumplimiento, aquí tienes un recurso directo para contexto y prevención: qué es SARLAFT y cómo prevenir riesgos corporativos. Importante: el CDD en Colombia no es “solo para bancos”. Muchas empresas lo implementan por obligación (según su régimen de vigilancia), por exigencia de clientes grandes, por gobierno corporativo o por protección del negocio. Diferencia entre CDD y KYC Aunque se usan como si fueran lo mismo, CDD y KYC no son idénticos: KYC (Know Your Customer) se enfoca en conocer e identificar al cliente: quién es, documentos, validación de identidad. CDD es más amplio: incluye KYC, pero además evalúa riesgo, define medidas de control y exige monitoreo continuo del comportamiento y la relación. Una forma simple de verlo: KYC responde: ¿Quién es? CDD responde: ¿Quién es, qué riesgo representa y cómo lo gestionamos en el tiempo? Ejemplos de CDD en empresas Para aterrizar el CDD, aquí van ejemplos típicos por área: 1) CDD para vincular un nuevo cliente B2B Validar existencia legal y representación. Identificar beneficiario final (si aplica). Confirmar actividad económica y propósito de la relación. Revisar listas restrictivas y señales reputacionales. Definir cupo, condiciones de crédito y monitoreo según riesgo. 2) CDD para homologar un proveedor crítico Validar capacidad operativa real (instalaciones, certificaciones, referencias). Revisar estructura societaria y beneficiario final. Confirmar cumplimiento mínimo (tributario, legal, laboral según política). Listas restrictivas y alertas. Cláusulas contractuales y revisiones periódicas. 3) CDD en procesos de alianzas o distribuidores Validación de reputación y cobertura. Evaluación de riesgo de canal (cómo vende, cómo cobra, cómo gestiona datos). Monitoreo de señales: devoluciones atípicas, reclamos, transacciones inusuales. 4) CDD para ventas a crédito o financiación interna Validación de identidad y consistencia de información. Revisión de comportamiento y señales en centrales de riesgo (según aplique y con debida autorización). Asignación de límites, condiciones, garantías y alertas de seguimiento. En el componente de verificación, puede ayudarte conocer cómo se valida identidad y datos en fuentes especializadas: cómo verificar la identidad de una persona en centrales de riesgo. Beneficios del CDD para las empresas Implementar CDD de forma consistente trae beneficios muy concretos: Reduce pérdidas y evita relaciones tóxicas Menos suplantación, menos fraudes por terceros inexistentes y menos exposición a contrapartes de alto riesgo. Mejora la toma de decisiones comerciales Un CDD sólido permite definir condiciones de vinculación más inteligentes: cupos, plazos, entregas, anticipos, garantías, niveles de monitoreo. Aumenta eficiencia operativa Cuando estandarizas el CDD, reduces reprocesos: ya no “pides documentos por partes” ni frenas negocios tarde. Fortalece el compliance y la reputación Ayuda a demostrar debida diligencia ante auditorías, clientes corporativos, bancos, aseguradoras y entes de control. Permite monitoreo y alertas tempranas El valor del CDD se multiplica cuando hay seguimiento: cambios societarios, beneficiario final, señales reputacionales, variaciones transaccionales. Apoya la prevención de LA/FT con acciones concretas Una pieza clave del CDD es la verificación en listas y señales asociadas a LA/FT. Para profundizar en ese frente, revisa: qué es lavado de activos y cómo consultar listas restrictivas.

La transformación digital ha cambiado la forma en que las empresas se relacionan con clientes, aliados y colaboradores. En este contexto, el onboarding digital se ha convertido en un proceso estratégico que permite incorporar personas de manera ágil, segura y eficiente, sin fricciones innecesarias y con altos estándares de verificación de identidad. Hoy, sectores como el financiero, asegurador, tecnológico, educativo y comercial utilizan el onboarding digital para acelerar procesos, reducir riesgos de fraude y mejorar la experiencia del usuario desde el primer contacto. Para las empresas, implementar este modelo ya no es una ventaja competitiva: es una necesidad. ¿Qué es Onboarding Digital? El onboarding digital es el proceso mediante el cual una empresa registra, valida y habilita a un cliente, proveedor o colaborador utilizando canales digitales, sin necesidad de interacciones presenciales o documentos físicos. Este proceso puede incluir: Captura de datos personales o empresariales Validación de identidad Verificación documental Confirmación de información financiera o legal Aceptación de términos y condiciones Activación de servicios o accesos A diferencia del onboarding tradicional, el digital se caracteriza por ser rápido, automatizado, trazable y escalable, manteniendo altos niveles de seguridad y cumplimiento normativo. En muchos casos, el onboarding digital se apoya en tecnologías como eKYC, cuyo alcance y beneficios se explican en este artículo sobre seguridad y eficiencia digital en empresas: eKYC en empresas. Cómo Funciona el Onboarding Digital Aunque puede adaptarse a cada industria, el onboarding digital suele seguir una estructura común compuesta por varias etapas clave: 1. Captura de información El usuario ingresa sus datos a través de formularios digitales, apps o plataformas web. Esta información puede incluir datos personales, empresariales, financieros o de contacto. 2. Validación de identidad Se verifica que la persona sea quien dice ser. Esto puede realizarse mediante: Comparación biométrica Validación de documentos Cruce con bases de datos oficiales Consultas en centrales de riesgo La verificación de identidad es una fase crítica, especialmente en sectores regulados, como se detalla en este recurso sobre verificación de identidad en centrales de riesgo: Cómo verificar la identidad de una persona. 3. Autenticación y consentimiento El usuario confirma su identidad mediante códigos, biometría o autenticación multifactor y acepta términos legales de forma digital. 4. Evaluación de riesgos Se analizan variables como historial, comportamiento, listas restrictivas y señales de alerta. 5. Aprobación y activación Una vez superadas las validaciones, el usuario queda habilitado para usar los productos o servicios. Todo este flujo ocurre en minutos u horas, en lugar de días o semanas. Beneficios del Onboarding Digital El onboarding digital aporta beneficios significativos tanto para las empresas como para los usuarios finales: 1. Agilidad operativa Reduce drásticamente los tiempos de vinculación, permitiendo activar clientes o colaboradores casi en tiempo real. 2. Mejor experiencia del usuario Elimina trámites presenciales, filas, papeles y esperas innecesarias. 3. Reducción del fraude La validación digital, biométrica y cruzada disminuye riesgos de suplantación de identidad. 4. Cumplimiento normativo Facilita el cumplimiento de normas de conocimiento del cliente (KYC), prevención de lavado de activos y protección de datos. 5. Ahorro de costos Menos procesos manuales, menos personal operativo y menos reprocesos. 6. Escalabilidad Permite atender un mayor volumen de usuarios sin aumentar proporcionalmente la infraestructura. 7. Trazabilidad y auditoría Cada paso queda registrado, lo que facilita controles internos y auditorías. Cómo Hacer Onboarding Digital en tu Empresa Implementar onboarding digital requiere una estrategia clara y bien estructurada. Estos son los pasos recomendados: 1. Definir el tipo de onboarding ¿Será para clientes, proveedores, aliados o colaboradores? Cada uno requiere validaciones distintas. 2. Identificar riesgos Determinar el nivel de riesgo según el sector, el tipo de usuario y la normativa aplicable. 3. Seleccionar tecnologías adecuadas Elegir herramientas de verificación de identidad, biometría, automatización y análisis de datos. 4. Diseñar la experiencia del usuario El proceso debe ser claro, intuitivo y rápido para evitar abandonos. 5. Integrar fuentes de validación Cruzar información con bases de datos confiables y sistemas de control. 6. Capacitar al equipo Los equipos deben entender el proceso, sus riesgos y sus controles. 7. Medir y optimizar Analizar métricas como tiempo de onboarding, tasa de abandono y alertas de riesgo. Herramientas Clave para Onboarding Digital Un onboarding digital robusto se apoya en un ecosistema tecnológico integrado. Entre las herramientas más relevantes están: Plataformas eKYC Biometría facial y dactilar OCR para documentos Autenticación multifactor Consultas en listas restrictivas Integración con centrales de información Motores de reglas y scoring Automatización de flujos (BPM) Estas tecnologías forman parte de las soluciones clave para proteger la identidad digital empresarial, tema desarrollado en este artículo: Tecnologías para proteger la identidad digital. Retos en Onboarding Digital y Cómo Superarlos Aunque sus beneficios son claros, el onboarding digital también presenta desafíos: 1. Riesgos de suplantación Los delincuentes evolucionan constantemente. La solución está en combinar múltiples capas de verificación. 2. Experiencia de usuario deficiente Procesos largos o confusos generan abandono. La clave es simplificar sin sacrificar seguridad. 3. Cumplimiento normativo Las regulaciones cambian. Es necesario actualizar procesos y herramientas de forma constante. 4. Falta de cultura digital Colaboradores y usuarios deben entender el valor del proceso digital. Aquí la educación en ciberseguridad juega un rol clave, como se explica en este artículo sobre la importancia de capacitar para prevenir la suplantación de identidad: Educación en ciberseguridad. 5. Integración tecnológica Sistemas aislados dificultan el proceso. La interoperabilidad es fundamental. Tendencias Futuras en Onboarding Digital El onboarding digital seguirá evolucionando de la mano de nuevas tecnologías y regulaciones. Algunas tendencias clave son: Biometría avanzada y continua Onboarding sin fricción (invisible) Inteligencia Artificial para detección de fraude Identidad digital descentralizada Automatización total del ciclo de vida del cliente Mayor personalización según el perfil de riesgo Integración con Open Finance y Open Data Estas tendencias buscan equilibrar seguridad, velocidad y experiencia, pilares clave del onboarding moderno. Por Qué Implementar Onboarding Digital Implementar onboarding digital no solo moderniza los procesos, sino que fortalece la estrategia empresarial en varios frentes: Reduce riesgos financieros y reputacionales Mejora la confianza del cliente Acelera el crecimiento del negocio Facilita el cumplimiento regulatorio Optimiza costos operativos Permite competir en entornos digitales exigentes En un mundo donde la identidad digital es un activo crítico, el onboarding digital se convierte en la puerta de entrada a relaciones más seguras, eficientes y sostenibles entre empresas y usuarios.